DISPOSICION 143/2008. REGLAMENTO DE INSCRIPCION DE BASES DE DATOS EN EL REGISTRO DE BANCOS DE DATOS DEL CENTRO DE PROTECCION DE DATOS DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES.

Buenos Aires, 23 de junio de 2008.-

VISTO:

Lo normado por el artículo 137 de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires, artículo 13 incisos  “n“ y “ñ” de la Ley  Nº 3 (B.O. Nº 394) y modificatoria Ley Nº 1177 (B.O. N° 1834), la Resolución Nº 52/DP/99 (B.O. N° 718) , la Ley N° 1845 (B.O. N° 2494), las Disposiciones N° 16/DP/04, N° 24/DP/05, N° 80/DP/07, N° 119/DP/07, N° 48/DP/08 y Nº 89/DP/08 y Nº 92/DP/08.

Y CONSIDERANDO QUE:

La Defensoría del Pueblo es un órgano unipersonal según lo establece el artículo 137 de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires y el artículo 1° de la Ley N° 3.

Ese atributo adquiere carácter operativo en el artículo 13 de la citada ley cuando establece que para el cumplimiento de las funciones asignadas su titular tendrá entre otras facultades, la de dictar el reglamento interno (inc. n) y la de determinar la estructura orgánico-funcional del organismo (inc. ñ).

En uso de esa facultad, promulgada la Ley N° 1845 que amplía las misiones y funciones de la Defensoría del Pueblo al designarla como órgano de control de la Protección de Datos Personales, la Defensora del Pueblo determinó la creación del Centro de Protección de Datos Personales con dependencia de la Unidad Defensor/a por medio de la Disposición N° 119/07.

Como resultado del dictámen producido por el Jurado Evaluador del concurso convocado por Disposición N° 226/07, la Defensora del Pueblo designó por Disposición Nº 48/08, en el cargo de Director del Centro de Protección de Datos Personales de esta Defensoría del Pueblo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires al Lic. Luis Eduardo Peduto Pardo, D.N.I. 4.543.386, Legajo Nº118.

A la vez, mediante Disposición N° 89/08 se creó el Registro de Banco de Datos con funcionamiento en la Oficina de Registro del Centro de Protección de Datos Personales de la Ciudad de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, y conforme a sus antecedentes profesionales y académicos, por Disposición N° 92/08 se designó con carácter interino, a la Dra. María Inés Tornabene, DNI 18.384.637, Legajo N° 1210, como Jefa de la Oficina de Registro del Centro de Protección de Datos Personales.

Con el propósito del mejor cumplimiento de las funciones del Centro de Protección de Datos Personales, se procederá a delegar en su Director, la facultad de dictar disposiciones internas, suscribir pedidos y contestaciones de informes, notas, oficios, cédulas, intimaciones, así como también toda otra documentación de mero trámite que sea conducente a lograr el objeto de su Centro, ello con excepción de lo dispuesto en la Disposición N° 80/07.

Las características de la responsabilidad primaria y acciones que reviste la función del Centro de Protección de Datos Personales exigen dotarlo de la operatividad adecuada para el cumplimiento de su función y ello incluye disponer de los instrumentos administrativos pertinentes.

Resultando necesario establecer los requisitos y procedimientos que deberán cumplimentar los archivos, registros, bases o bancos de datos del sector público de la Ciudad de Buenos Aires, y para el mejor cumplimiento del cometido del Centro, es necesario proceder a la aprobación de un Reglamento para la Inscripción de Bases de Datos Personales en el Registro de Bancos de Datos de la Ciudad del Centro de Protección de Datos Personales.

POR TODO ELLO:

LA DEFENSORA DEL PUEBLO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES

DISPONE:

Artículo 1º:  Aprobar el Reglamento para la inscripción de Bases de Datos Personales en el Registro de Bancos de Datos de la Ciudad del Centro de Protección de Datos Personales, según consta en el Anexo I que forma parte de la presente Disposición a todos sus efectos.

Artículo 2º.- Delégase en el Director del Centro de Protección de Datos Personales Lic. Eduardo Peduto Pardo, DNI 4.543.386, Legajo Nº 118, las facultades anteriormente previstas.

Artículo 3º.-  Pase a las Direcciones Generales  Técnica Administrativa, de Derechos y Garantías  de Organización Institucional y Laboral y al Centro de Protección de Datos Personales, a los fines que correspondan.

Artículo 4º.-  Registrar,  comunicar, publicar en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires por 3 (tres) días y archivar.

ANEXO I

Reglamento para la inscripción de bases de datos personales en el Registro de Bancos de Datos de la Ciudad del Centro de Protección de Datos Personales

Título I: Cuestiones Generales

Art. 1: Disposiciones legales. Las presentes normas procesales regirán para la inscripción de bases de datos personales del sector público y de prestadores de servicios de tratamiento de datos de la C.A.B.A. en el Centro de Protección de Datos Personales, conforme lo dispone la ley 1845 y su decreto reglamentario 725/07.

Art. 2: Autoridad de aplicación y competencia. El Centro de Protección de Datos Personales es la autoridad de aplicación de la presente normativa y resulta competente para proceder a la inscripción de todos los archivos, registros, bases o bancos de datos de titularidad de los órganos pertenecientes a la administración central, descentralizada, de entes autárquicos, empresas y sociedades del estado, sociedades anónimas con participación estatal mayoritaria, sociedades de economía mixta y todas aquellas organizaciones empresariales donde el Estado de la Ciudad de Buenos Aires tenga participación en el capital o en la formación de las decisiones societarias, del Poder Legislativo y del Judicial, en cuanto a su actividad administrativa, y de los demás órganos establecidos en el Libro II de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires, conforme el art. 2° de la ley 1845.

Art. 3: Representación. Titular responsable del archivo, registro, base o banco de datos. Constitución de domicilio Cambio de representante. El trámite de inscripción de las personas físicas o jurídicas comprendidas en la ley 1845, sólo podrá ser iniciado por quien acredite, mediante documentación fehaciente, haber sido designado responsable del archivo, registro, base o banco de datos con acreditación de su cargo.

El solicitante, en su primera presentación,  deberá constituir domicilio en el ámbito de la ciudad, lugar donde se tendrán por válidas las notificaciones posteriores.

Si durante la existencia del archivo, registro, base o banco de datos se designara un nuevo responsable, deberá comunicarse dicha circunstancia a la Oficina de Registro  perteneciente al Centro de Protección de Datos Personales.

Art. 4: Incompetencia. En caso de haberse declinado la competencia para entender en un pedido de inscripción y haberse dictado el acto administrativo correspondiente, el Director del Centro de Protección de Datos Personales remitirá copia certificada del legajo al organismo que se considere competente para entender en la solicitud de inscripción, junto con la documentación que se hubiere recibido.

Título II: Del Procedimiento de Inscripción

Art. 5: Formulario. Los formularios de inscripción serán puestos a disposición de los interesados por la Oficina de Registro y podrá accederse a ellos en forma personal o a través del sitio de internet www.cpdp.gov.ar.

La presentación de dichos formularios deberá realizarse únicamente en formato papel y deberá tener la firma del responsable.

Si con posterioridad a la aprobación del presente reglamento se incorporara el sistema de firma digital u otro sistema de validación o certificación digital, podrá solicitarse la realización de cualquier trámite mediante esa vía.

Art. 6: Contenido del formulario. El formulario de pedido de inscripción de un archivo, registro, base o banco de datos deberá contener obligatoriamente los siguientes datos:

a) El nombre del archivo, registro, base o banco de datos personales que se quiere registrar;

b) El órgano o ente responsable del banco de datos;

c) Si se trata de un órgano o ente público estatal o no;

d) El número de clave única de identificación tributaria y domicilio;

e) La finalidad del archivo, registro, base o banco de datos personales en cuestión;

f) La tipificación de sus finalidades conforme la lista que integra el formulario de inscripción;

g) El tipo de datos que trata, en especial, si trata datos sensibles, antecedentes penales, contravencionales o de faltas administrativas;

h) Si los datos se obtienen directamente de su titular;

i) Si los datos deben ser facilitados por su titular en forma obligatoria;

j) Si obtiene los datos por cesión de organismos públicos, privados o entes no estatales;

k) Si obtiene los datos de fuentes de acceso público irrestricto;

l) Si efectúa o prevé efectuar cesiones de datos a terceros;

m) Si efectúa o prevé efectuar interconexiones con otros archivos, registros, bases o bancos de datos nacionales o internacionales;

n) La indicación concreta del soporte dónde se almacenan los datos;

o) Los datos completos de la oficina donde los titulares de de los datos pueden ejercer sus derecho de acceso, confidencialidad, rectificación, actualización y supresión de sus datos personales;

p) Si contrata a prestadores de servicios para el tratamiento de sus datos. 

Art. 7: Iniciación del trámite. El trámite de inscripción implica el cumplimiento de los siguientes recaudos:

a) Solicitud formal de inscripción. La solicitud deberá contener la petición de inscripción, la constitución de domicilio y la firma del titular responsable, la que deberá  prestarse en la Oficina de Registro en forma personal o mediante certificación de escribano público o funcionario superior competente.

b) La documentación o norma de creación del archivo, registro, base o banco de dato,

c) La documentación que acredite la designación del titular responsable;

d) Formulario de inscripción completado en debida forma;

e) Documentación que acredite personería. 

Art. 8: Certificado de inscripción en trámite. Al iniciarse el trámite en la forma descripta en el artículo anterior se otorgará un certificado de inscripción, el cual contará con un número designado a fin de que pueda consultar el estado de su trámite.

Art. 9: Control de la documentación. La Oficina de Registro controlará la autenticidad de la documentación y los datos proporcionados por el solicitante, y podrá requerir que se adjunte documentación aclaratoria, complementaria, o que subsane errores u omisiones.

En caso que se detecten errores que puedan ser subsanados se requerirá al titular responsable la subsanación de los mismos en un plazo que no debe exceder los sesenta (60) días corridos.

Art. 10: Certificado de Inscripción y Clave Única de Identificación. En caso de que a criterio del Centro de Protección de Datos Personales proceda la inscripción de un archivo, registro, banco o base de datos, se dictará el acto administrativo que corresponda a la inscripción del mismo, librándose el correspondiente “Certificado de Inscripción”, asignándose una Clave Única de Identificación.

Art. 11: Cambios o modificaciones. En caso de requerirse por parte de un archivo, registro, banco o base de datos inscripto, la modificación, cambio de responsable, deberá seguirse el mismo procedimiento descripto en este título.

Título III. De las obligaciones de los archivos, registros, bancos o bases de datos del sector público y de los prestadores de servicios de tratamiento de datos

Art. 12: Inscripción obligatoria. A los efectos de cumplir con lo dispuesto en la ley 1845, los archivos, registros, bancos o bases de datos del sector público de la CABA y los prestadores de servicios de tratamiento de datos previstos en el art. 23 del decreto reglamentario 725/07 deberán proceder a su inscripción en el Registro Público de Bases de Datos de la Ciudad de Buenos Aires, tutelado por el Centro de Protección de Datos Personales conforme los términos de la Disposición Nro. 89/08.

Art. 13: Comunicaciones. La Oficina de Registro podrá comunicar por cualquier medio a los archivos, registros, bancos o bases de datos del sector público el procedimiento de inscripción y la normativa vigente, sin que dicha notificación se entienda como un requisito indispensable o previo para el cumplimiento de la obligación de inscribirse.

Art. 14 Intimaciones. Vencido el término otorgado en el artículo 9, a sugerencia de la Oficina de Registro se intimará a los presuntos titulares de los archivos, registros, bancos o bases de datos del sector público o a las autoridades legales de las que dependan, a que formalicen su inscripción dentro del término de treinta (30) días corridos a partir de la notificación.

Art.15: Notificación al organismo jerárquico. Si vencido el término prescripto en el artículo anterior, el archivo, registro, banco o base de datos no procediera a su inscripción, el Director del Centro de Protección de Datos Personales comunicará esta circunstancia al organismo jerárquicamente a cargo del responsable del archivo, registro, banco o base de datos en cuestión a efectos de que inste el cumplimiento de la inscripción registral prevista en la ley 1845, en el plazo consignado en el artículo precedente.

El incumplimiento reiterado y sin justificación en el que incurra el funcionario público, será causal de mal desempeño y falta grave en los términos del artículo 33 de la Ley  Nº 3.

Art. 16: Nuevos archivos. Los organismos del sector público de la CABA que se hagan responsables de nuevos archivos, registros, bancos o bases de datos personales, o aquellos que se crearan en el futuro, deberán proceder a su inscripción dentro del plazo de sesenta (60) días corridos, contados desde que inicien sus actividades.

Título IV. Obligaciones a cargo del Centro de Protección de Datos Personales

Art. 17: Archivo de documentación. La Oficina de Registro deberá archivar la documentación original recibida y emitida, la cual podrá ser compulsada por quienes manifiesten interés al respecto.

Entre la documentación que debe permanecer en su custodia se encuentra la aprobación de la inscripción y copia del Certificados de Inscripción que fuera entregado al responsable.

Art. 18: Advertencias, solicitudes, exhortaciones, recordatorios y propuestas.  El Director del Centro de Protección de Datos Personales, de conformidad a las prescripciones del art. 23 de la ley 1845, se encuentra facultado para formular advertencias, recordatorios y propuestas a los responsables, usuarios y encargados de archivos, registros, bases o bancos de datos del sector público de la CABA, a los efectos de lograr una completa adecuación y cumplimiento de los principios contenidos en la normativa vigente en la materia.

Art. 19: De los informes, El Centro de Protección de Datos Personales entregará a todo quien lo solicite, un informe escrito en el cual conste el nombre del archivo, registro, banco o base de datos, los datos de su titular, su Número de Registro Inscripto, su dirección, teléfono y el nombre del organismo público responsable de su registro. El mismo será confeccionado por la Oficina de Registro y avalado por el Director del Centro de Protección de Datos Personales.