07-03-2005 - Infobrand.  Revista online de Marketing, Branding y Comunicación. (http://www.infobrand.com.ar/carga.php?carga=notas.php&tipo=6&id_nota=972&IMG_TITULO)


Pasen por el Registro

Con la creación del Registro Nacional de Bases de Datos Privadas se dieron a conocer públicamente las exigencias legales vigentes en materia de Protección de Datos Personales para todas aquellas empresas que cuentan con bases de datos. Esta nueva realidad implica que todas aquellas empresas u organizaciones que sean titulares de archivos, registros, bases o bancos de datos que contengan información relacionada con personas físicas o jurídicas, y las utilicen para finalidades que excedan el uso estrictamente personal deben inscribirse antes de noviembre de este año.

El 2 de noviembre del año 2000 fue publicada en el Boletín Oficial la Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales, y el 29 de noviembre de 2001, el Poder Ejecutivo dictó el Decreto 1558/2001 reglamentando su ejercicio y creando a la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales (DNPDP) como organismo de control.

El objeto de la legislación vigente en materia de protección de datos personales es proteger la información personal asentada en archivos, registros, bases, bancos de datos, u otros medios técnicos de tratamiento de datos, para garantizar el derecho al honor y a la intimidad de las personas, así como también el acceso a la información que sobre las mismas se registre, de conformidad a lo establecido en el tercer párrafo del artículo 43 de la Constitución Nacional.

Lo que se pretende es proteger aspectos de la personalidad que individualmente pueden no tener mayor trascendencia, pero que al unirse con otros pueden configurar un perfil determinado de las personas y utilizarse inadecuadamente.

Según señala un informe del estudio de abogados Estudio Lareo, Magliano & Paz “La Ley de 25.326, que prevee sanciones de hasta $ 100.000.- para casos de incumplimiento e introdujo nuevos delitos al Código Penal con penas de prisión de hasta cuatro años y medio, establece que todos aquellos archivos, registros, bases o bancos de datos que contengan información personal y no pertenezcan a particulares que les confieran un uso exclusivamente personal, deben inscribirse en el Registro que oportunamente habilite el organismo de control”.

A tal efecto, y con el objetivo de cuantificar el universo de archivos, registros, bases o bancos de datos alcanzados por la legislación vigente y conocer la composición cualitativa y sectorial de quienes realizan tratamientos de datos personales en nuestro país, en una primera etapa la Dirección Nacional de Protección de Datos implementó el Primer Censo Nacional de Archivos, Registros, Bases o Bancos de Datos Privadas.

La inscripción en dicho Censo fue declarada obligatoria para todas las bases de datos privadas alcanzadas por la definición del artículo 1º del Decreto 1558/2001, y el plazo para censarse venció el día 30 de junio de 2004.

La participación en el Censo fue considerada un paso previo a la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos Privadas, que próximamente habilitará la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales.

Al habilitar este Registro, el organismo de control dependiente del Ministerio de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos, cumplirá con su deber de velar por la publicidad de la existencia de archivos, registros, bases o bancos de datos que contengan información de carácter personal, con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y supresión que la Ley 25.326 le reconoce a los ciudadanos.

Gustavo Tanús, pionero en el tema y abogado del Estudio Lareo, Magliano & Paz, señaló que “el Registro se habilitará hacia fines del mes de mayo de 2005, una vez transcurrido el plazo de 90 días corridos establecido en la Disposición Nº 2/2005 de la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales publicada en el Boletín Oficial con fecha 18 de febrero de 2005”.

A los efectos de permitir que las empresas puedan cumplir adecuadamente con el deber de inscripción, se ha establecido un plazo de 180 días corridos para su cumplimiento.

Dicho plazo, que vencerá hacia fines del mes de noviembre de 2005, permitirá que previamente a inscribirse en el Registro, todos aquellos responsables de archivos, registros, bases o bancos de datos regulados por la Ley puedan realizar un inventario de los mismos y adecuar los tratamientos de datos que realizan a los requisitos exigidos por la Ley.

Dicho de otra manera todas aquellas empresas u organizaciones que sean titulares de archivos, registros, bases o bancos de datos que contengan información relacionada con personas físicas o jurídicas, y las utilicen para finalidades que excedan el uso estrictamente personal, realicen las siguientes tareas:

- Relevamiento de las bases de datos existentes en la empresa, a los efectos de determinar si cumplen las exigencias legales vigentes.
- Análisis de legalidad de las bases de datos y de los diferentes tratamientos de datos personales efectuados en la empresa (mecanismos de recolección, uso y destrucción de datos; tipo de datos tratados; finalidad de cada tratamiento; cesión de datos a terceros; transferencias al exterior; acciones de marketing; contratación de servicios de tratamiento de datos por cuenta de terceros, etc.).
- Evaluación y reingeniería de procesos y organización de la empresa a los efectos de adecuar el funcionamiento de cada sector vinculado con el tratamiento de datos personales a los requisitos exigidos por la legislación vigente.
- Implantación de medidas de seguridad tendientes a garantizar la confidencialidad de la información y evitar la adulteración, pérdida o acceso no autorizado a la misma.

Cumplidas dichas tareas, las bases de datos de cada empresa estarán preparadas para cumplir con la obligación registral, que deberá renovarse anualmente previo pago del arancel que en su momento determine la autoridad de aplicación.

De lo expuesto surge que la adecuación de los tratamientos de datos realizados en la empresa a los requisitos exigidos por la ley es necesaria tanto para cumplir con la obligación de inscripción en el Registro que próximamente se habilitará, como para evitar acciones judiciales y la aplicación de sanciones administrativas

De la redacción de Infobrand.