REGISTRO de Archivos, Registros, Bancos o Bases de Datos

A partir de las 9:00 hs. del 1 de agosto de 2005, y hasta el 31 de marzo de 2006, todas aquellas personas físicas o jurídicas que sean titulares de archivos, registros, bases o bancos de datos privados que contengan información relacionada con personas físicas o jurídicas determinadas o determinables, y sus titulares no sean particulares que las utilicen en forma exclusivamente personal, deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos Privadas.

La inscripción se realiza a través del web site de la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales. El costo del trámite depende del tipo de bases de datos que se registren y de la cantidad de datos personales tratados. El valor del arancel más alto es de $ 3.000.- y es gratuito para aquellas bases de datos que contengan información referida a menos de 5.000 personas.

Los archivos, registros, bases o bancos de datos que se creen con posterioridad a la fecha de apertura del Registro Nacional de Bases de Datos Privadas deberán inscribirse antes de su creación.

La inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos Privadas es obligatoria y debe renovarse anualmente. La legislación vigente establece sanciones de $ 1.000.- a $ 50.000.- para quienes incumplan el deber registral.

Al establecer un plazo de 6 meses para cumplir con el deber de inscripción, se ha tenido en cuenta la necesidad de las empresas y organizaciones privadas de analizar los archivos, registros, bases o bancos de datos de su titularidad y determinar si cumplen los requisitos y exigencias legales y si deben ser inscriptos.

Se recomienda que previamente a cumplir con el deber de inscripción, los titulares de archivos, registros, bases o bancos de datos efectuen un análisis de legalidad de las mismas y de los diferentes tratamientos de datos personales que se realizan en su organización o empresa (mecanismos de recolección, uso y destrucción de datos -cupones, folletos, web sites-, tipo de datos tratados, finalidad de cada tratamiento, cesión de datos a terceros, transferencias al exterior, acciones de marketing, contratación de servicios de tratamiento de datos por cuenta de terceros -call centers, data centers, liquidación de sueldos, selección de personal, servicios informáticos-) para adecuarlos a las exigencias legales.

Recuerde: La obligación no termina con la inscripción en el Registro. Los responsables de archivos, registros, bases o bancos de datos deben cumplir periódicamente con las disposiciones de la Ley 25.326 y su decreto reglamentario. Además, debe informarse regularmente todo nuevo tratamiento de datos que se realice y actualizar la información declarada al registrarse.